Ausschreibende sollten sich mit den Arbeitsweisen und Portfolios der Designer*innen beschäftigen, Gespräche führen und schauen ob Stil, Werte, Fähigkeiten und Ausrichtung das Zwischenmenschliche gut passt. Offen kommuniziert sollte außerdem werden, wie viele Agenturen/Designer*innen angefragt wurden.
Generell ist es Wichtig bei der Ausschreibung transparent zu sein. Um ein Angebot erstellen zu können muss deutlich werden: Um welche Art der Auftragsvergabe handelt es sich? Wie viele Agenturen/Designer*innen wurden angefragt? Wonach wird der Auftrag vergeben (Gewichtung Qualität/Preis/besondere Merkmale etc.).

Das Portfolio vermittelt einen ersten Eindruck von gestalterischer Haltung, Stil und thematischen Schwerpunkten. Im unverbindlichen Kennenlerngespräch wird über das Projekt, Erwartungen und mögliche Formen der Zusammenarbeit gesprochen. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis für Arbeitsweise, Kommunikation und Prozesse.

Unbezahlte Entwurfsleistungen (sogenannte Pitches) sind weder wirtschaftlich noch aus feministischer Perspektive tragbar.
Es gibt mehrere Gründe dafür:
1. Entwürfe sind bereits Designarbeit! Strategie, Konzeption und Entwürfe sind zentrale Bestandteile der Designleistung und urheberrechtlich geschützt.
2. Ein Pitch bedeutet umfangreiche Arbeit! Ideen oder Entwürfe vor Auftragserteilung zu entwickeln bindet Zeit und Ressourcen. Ohne Vergütung ist dieser Aufwand wirtschaftlich nicht tragbar.
3. Unbezahlte Pitches schließen viele Menschen aus! Nicht alle können es sich leisten, umfangreiche unbezahlte Arbeit zu leisten. Besonders mehrfach marginalisierte Personen werden dadurch strukturell benachteiligt.
Aus diesen und weiteren Gründen wird grundsätzlich nicht an unbezahlten Pitches teilgenommen.

Zu Beginn findet ein Gespräch statt – per Videocall, Telefon oder persönlich. Dabei werden unter anderem folgende Punkte besprochen: Projektidee und Ziele, Umfang der möglichen Zusammenarbeit, Rahmenbedingungen und Zeitplanung, Arbeitsweise und Designprozess.
Das Gespräch bietet Raum für Fragen und dient der gemeinsamen Orientierung.

Nach dem Kennenlerngespräch wird ein individuelles Angebot erstellt, das auf das jeweilige Projekt zugeschnitten ist. Darin werden Leistungsumfang, Zeitrahmen und Kosten transparent dargestellt.
Die Angebotserstellung dauert in der Regel einige Tage.
Da diese Arbeit nicht vergütet wird, werden Angebote grundsätzlich nur bei ernsthaftem Interesse an einer Zusammenarbeit erstellt.

Die Zusammenarbeit kann beginnen, sobald das Angebot bestätigt wurde und alle notwendigen Informationen sowie Inhalte vorliegen.
Ein ausreichender zeitlicher Rahmen ist wichtig, um konzentriert und qualitativ hochwertig arbeiten zu können.

Die Zusammenarbeit erfolgt strukturiert, transparent und kollaborativ.
Typischerweise umfasst der Prozess mehrere Phasen: Projektklärung und inhaltliche Orientierung, Konzeption und gestalterische Entwicklung, Entwurfsphase, Feedback- und Überarbeitungsphase, Finalisierung.
Während des gesamten Prozesses werden Auftraggeber*innen aktiv eingebunden.

Die Dauer hängt vom Umfang des jeweiligen Projekts ab. Der zeitliche Rahmen wird zu Beginn möglichst realistisch geplant.
Trotz sorgfältiger Planung können sich Zeitabläufe durch äußere Umstände verändern. In solchen Fällen ist eine frühzeitige und transparente Kommunikation wichtig.

Design benötigt Zeit für Konzeption, Entwurf, Testen und Überarbeitung.
Die genaue Dauer hängt vom Projektumfang sowie von den verfügbaren Kapazitäten ab und wird zu Beginn der Projektplanung gemeinsam abgestimmt.

Entwürfe werden in der Regel per E-Mail, zum Beispiel in einem PDF, oder im Rahmen eines gemeinsamen Gesprächs vorgestellt. Dabei werden ggf. auch die gestalterischen Überlegungen und Entscheidungen erläutert.

Auftraggeber*innen werden aktiv in den Prozess eingebunden. Perspektiven, Erfahrungen und Ideen können wichtige Impulse für die gestalterische Entwicklung geben. Die Aufgabe der Designer*in besteht darin, diese Impulse zu strukturieren, zu reflektieren und gestalterisch weiterzuentwickeln.

Ideen und Gedanken aus Auftraggeber*innenperspektive sind ausdrücklich willkommen. Sie können wertvolle Impulse für den Prozess liefern und werden in die gestalterische Entwicklung einbezogen.

Die Kommunikation erfolgt klar, respektvoll und verbindlich – meist per E-Mail, Videocall oder über vereinbarte Tools. Eine transparente Kommunikation auf Augenhöhe ist ein zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit.

Am Ende des Projekts werden alle im Angebot vereinbarten finalen Dateien übergeben. Die Daten sind sinnvoll benannt, sauber aufbereitet und direkt nutzbar.

Innerhalb der vereinbarten Korrekturschleifen werden Entwürfe gemeinsam weiterentwickelt. Gestalterische Entscheidungen basieren dabei auf fachlicher Expertise, Projektzielen und Zielgruppen – nicht ausschließlich auf persönlichem Geschmack. Sollte der vereinbarte Leistungsumfang ausgeschöpft sein, kann bei Bedarf ein neues Angebot für weitere Anpassungen erstellt werden.

Ja. Die Anzahl der Korrekturschleifen wird im Angebot festgelegt. Das schafft Klarheit für beide Seiten und unterstützt einen strukturierten Arbeitsprozess.

Nach jeder Präsentation gibt es definierte Feedbackrunden. Korrekturen beziehen sich auf Anpassungen innerhalb der präsentierten Entwürfe. Ein vollständiger Neuentwurf eines Designkonzepts gilt nicht als Korrektur.

Hilfreich ist Feedback, das möglichst gesammelt, konkret und strukturiert formuliert wird. Beispiele sind: Kommentarfunktionen in PDFs, strukturierte Stichpunkte per E-Mail, Feedbackgespräche. Auch Unsicherheiten können Teil des Prozesses sein und werden gemeinsam in konstruktive Rückmeldungen übersetzt.

Subjektive Eindrücke können ein wichtiger Bestandteil des Prozesses sein. Gleichzeitig basieren Designentscheidungen auf Erfahrung, Strategie und gestalterischer Expertise. Ziel ist ein Design, das zum Projekt, zur Zielgruppe und zum jeweiligen Kontext passt.

Angemessene Honorare berücksichtigen nicht nur die sichtbare Gestaltung, sondern auch konzeptionelle Arbeit, Recherche, Erfahrung, Kommunikation, Projektorganisation und Verantwortung. Faire Bezahlung ermöglicht nachhaltiges Arbeiten ohne Selbstausbeutung und bildet die Grundlage für durchdachte Gestaltung.

Die Kosten hängen stark vom jeweiligen Projekt ab. Umfang, Komplexität und Nutzungsrechte spielen dabei eine wichtige Rolle. Nach dem Kennenlerngespräch wird ein Angebot erstellt, das eine klare Einschätzung der Kosten enthält.

Die Preisberechnung erfolgt projektbasiert und berücksichtigt unter anderem: Leistungsumfang, Zeitaufwand, Komplexität, Nutzungsrechte. Die Kalkulation erfolgt transparent und ohne versteckte Kosten.

Wenn sich der Projektumfang verändert oder zusätzliche Leistungen erforderlich werden – etwa weitere Entwürfe oder zusätzliche Korrekturen – wird dies transparent kommuniziert und vorab abgestimmt.

In der Regel erfolgt die Zahlung über eine Abschlussrechnung. Bei größeren Projekten kann zusätzlich eine Anzahlung vereinbart werden.

Die Künstlersozialabgabe ist eine gesetzliche Pflichtabgabe für Unternehmen oder Organisationen, die regelmäßig selbstständige künstlerische oder publizistische Leistungen beauftragen. Sie fällt unabhängig davon an, ob die beauftragten Kreativen selbst Mitglied der Künstlersozialkasse sind. 
Die Prüfung der Abgabepflicht sowie die ordnungsgemäße Meldung liegt in der Verantwortung der Auftraggebenden. Eine verbindliche Einschätzung kann durch Steuerberater*innen oder direkt durch die Künstlersozialkasse erfolgen.

Weitere Informationen: designerwissen.allianz-deutscher-designer.de/designerwissen/was-sollten-auftraggeberinnen-ueber-die-kuenstlersozialkasse-wissen-post-fuer-sie

Nutzungsrechte regeln, wie, wo und wie lange ein Design verwendet werden darf. Dabei wird zum Beispiel festgelegt: in welchen Medien das Design genutzt wird, in welcher geografischen Reichweite und für welchen Zeitraum. Das Urheberrecht verbleibt grundsätzlich bei dem*r Designer*in. Die Kosten für Nutzungsrechte richten sich nach Umfang, Dauer und Reichweite der Nutzung.

Die Nutzung von Designs im Zusammenhang mit KI-Systemen ist ohne vorherige Zustimmung nicht erlaubt.
Dazu gehört beispielsweise: das Hochladen von Designs in KI-Tools zur Bildgenerierung oder Stilübertragung, die Nutzung von Designs zum Training oder zur Weiterentwicklung von KI-Systemen, eine automatisierte Veränderung oder Weiterentwicklung durch KI,. 
Designarbeiten sind urheberrechtlich geschützt, und viele KI-Systeme arbeiten mit schwer kontrollierbaren Datensätzen. Daher ist eine solche Nutzung grundsätzlich ausgeschlossen.